Als Vermieter von Ferienwohnungen und Ferienhäusern weißt Du, dass für die Ferienwohnung Abreise der Check-out-Prozess genauso wichtig ist wie der Check-in. Eine reibungslose Abreise sorgt nicht nur für zufriedene Gäste, sondern auch für einen effizienten Betriebsablauf.
Wir möchten mit diesem Leitfaden auf verschiedene Aspekte des Abreiseprozesses eingehen, von kontaktlosen Lösungen bis hin zur persönlichen Verabschiedung, und bieten praktische Tipps, wie Du Deinen Gästen einen unvergesslichen Abschluss ihres Aufenthalts bereiten kannst.
Kontaktloser Check-in und Check-out für Ferienwohnungen und Ferienhaus
Schlüsselkasten
Ein Schlüsselkasten bietet eine einfache und sichere Möglichkeit für Deine Gäste, den Schlüssel bei der Abreise zu hinterlassen. Installiere den Schlüsselkasten an einem leicht zugänglichen Ort und teile den Code im Voraus mit. Dies ermöglicht eine flexible Abreise, ohne dass Du persönlich anwesend sein musst.
Eine noch einfachere Variante, ohne Code, ist schlicht die Verwendung eines Briefkastens. In der Form praktizieren wir es selbst und haben es auch oft erlebt. Die Gäste benötigen keinen extra Code. den Schlüssel einfach einwerfen und fertig.
Digitale Schlösser
Digitale Schlösser sind ein spannendes Thema und eine moderne Alternative zu traditionellen Schlüsseln in der Vermietung. Sie bieten nicht nur erhöhte Sicherheit, sondern auch Komfort für beide Seiten. Gäste können mit einem individuellen Code ein- und auschecken, während Du den Zugang aus der Ferne steuern kannst.
Bonus: Kein Risiko mehr, dass Schlüssel verloren gehen!
Digitale Schlösser können auch gut für das Einhalten der Abreisezeit genutzt werden. Die Zutrittsbefugnis fällt mit Ablauf der Abreisezeit weg.
Persönliche Verabschiedung und check out
Kautionserstattung nach dem Urlaub
Die persönliche Rückgabe der Kaution bietet die Gelegenheit, sich bei den Gästen für ihren Aufenthalt zu bedanken und eventuelle Unstimmigkeiten sofort zu klären. Bereite die Dokumentation im Voraus vor, um diesen Prozess zu beschleunigen.
Die Rückgabe der Kaution bei der Abreise ist gleichbedeutend mit dem Abschluss des Buchungsvertrages.
Persönliche(n) Abnahme der Wohnung
Vereinbare einen Zeitpunkt für den check out und die Abnahme der Ferienwohnung, um den Zustand, zum Beispiel die Sauberkeit, gemeinsam zu prüfen. So können eventuelle Schäden oder Mängel direkt festgestellt und besprochen werden.
Diese Variante wird im Zusammenhang mit der Kautionserstattung tatsächlich praktiziert.
Meine Meinung dazu, das würde mich stressen. Ich selbst weiß nicht genau, wann ich Abreise.
Wenn möglich gestalte ich in meinem Urlaub auch Abreise und check out entspannt. Natürlich habe ich ein Ziel vor Augen, +- eine halbe Stunde. Wer wartet dann auf wen? Und falls man doch bereits mitten in der Nacht los möchte … wie ich schon sagte, diese Variante gefällt mir überhaupt nicht.
Mündliches Feedback beim check out
Nutze die Gelegenheit, um bei deinen Gästen persönlich Feedback zu erfragen. Dies zeigt nicht nur, dass Du als Vermieter Wert auf die Meinung Deiner Gäste legst, sondern gibt Dir auch wertvolle Einblicke, wie Du den Aufenthalt zukünftig noch angenehmer gestalten kannst.
Wir selbst praktizieren mit unseren Gästen ein Misch-Masch aus kontaktlosem Check-out und persönlicher Verabschiedung. Wenn also unsere Gäste den Schlüssel in den Kasten für die Schlüsselrückgabe werfen, bekommt das meist mindestens einer (ich) bei uns mit und sagt dann persönlich auf Wiedersehen.
Abreise-Checklisten
Ablauf der Abreise aus der Ferienunterkunft
Genau, wie es bei Ferienwohnungen sehr sinnvoll ist, extra für die Anreise Informationen bzw. Hinweise für die Urlauber zusammenzustellen, zum Beispiel mit den Anreisezeiten, macht das für den Ende des Urlaubs vor der Heimreise als Vorbereitung Sinn.
Erstelle eine Liste mit Hinweisen für Deine Gäste mit allen notwendigen Schritten zum Ende der Urlaubszeit. Diese umfasst das Ausschalten von Geräten, die Schlüsselrückgabe, das Zurückstellen aller Gegenstände auf ihren ursprünglichen Platz und weitere wichtige Punkte, wie ggf. noch einmal die Kontaktdaten vom Vermieter und Ansprechpartnern.
Fewo Reinigungsanforderungen
Klare Anweisungen, also Hausregeln, zur Reinigung des Feriendomizils können Missverständnisse vermeiden. Erläutere, was mit „besenrein“ gemeint ist und welche Bereiche besondere Aufmerksamkeit benötigen.
Definiere den Reinigungsumfang unmissverständlich. Natürlich sollten Müllentsorgung und sauberes Geschirr selbstverständlich sein, sind sie es aber nicht.
Eine Checkliste hilft auch hier, die Erwartungen zu kommunizieren und Ärger vorzubeugen.
Schadensmeldung
Ermutige die Gäste von Deinem Ferienhaus oder Ferienwohnung auch an dieser Stelle noch einmal, etwaige Schäden oder Probleme mit der Sauberkeit umgehend zu melden, ggf. auch mit Fotos. Dies schafft eine Basis für Vertrauen und erleichtert die Abwicklung.
Dafür bietet sich auch die persönliche Verabschiedung bei der Ferienunterkunft extrem gut an. Wie oft habe ich mir nach so einen Gespräch gedacht „… und wie hättest Du jetzt davon erfahren, wenn Du nicht grad da gewesen wärst?“
Pünktliche Ferienwohnung Abreise
Neben den Punkt „Ich habe doch eine Endreinigung gebucht!“ ist der späteste Abreisezeitpunkt aus der Wohnung ein weiterer Punkt den man als Vermieter gar nicht oft genug kommunizieren kann.
Erinnerungen Ferienwohnung Abreise
Setze Erinnerungen per E-Mail oder SMS, um Deine Mieter an die Check-out-Zeit zu erinnern. Ein freundlicher Hinweis kann Wunder wirken (Hilft aber nicht immer, ich weiß.)
Anreize für pünktliche Ferienwohnung Abreise
Überlege Dir kleine Anreize für Gäste, die pünktlich aus der Fewo abreisen.
Das Internet schlägt hier „…ein kleines Dankeschön oder ein Rabatt bei zukünftigen Aufenthalten ..“ vor und ich kann mich eines „nicht Dein Ernst!“ nicht erwehren.
Eine Belohnung dafür, dass ein Vertragsbestandteil des Mietvertrages eingehalten wird, der für einen reibungslosen Ablauf am Abreisetag, meist ein Wechseltag, so wichtig ist? Unfassbar, oder?! Bei allem was recht ist!
Wir haben das anders herum gelöst, mit unseren AGB.
Auszug aus unseren Ferienwohnung Mietvertrag AGB 6. Abreise
- Am Abreisetag ist die Wohnung bis 10 Uhr morgens zu räumen. Eine verspätete Abreise wird in Rechnung gestellt.
- Bei der Abreise muss die Wohnung in einem aufgeräumten Zustand hinterlassen werden. Alle Möbel und Inventar müssen so aufgestellt und im gleichen Zustand sein, wie es bei der Ankunft vorgefunden wurde.
- Für die Endreinigung der Wohnung ist der Vermieter verantwortlich. Nicht enthalten sind in dieser Reinigungspauschale die Kosten zur Beseitigung grober, das normale Maß übersteigende, Verunreinigungen.
Diese Art und Weise ist mir irgendwann einmal selbst als Gast einer Ferienunterkunft untergekommen. Abreisetermin war seinerzeit 8 Uhr. Mächtig früh, ja … wenn ich allerdings zum Beispiel eine Fähre bekommen muss, dann ist man ja auch pünktlich, oder?
Klare Kommunikation
Eine klare Kommunikation mit dem Gast Deiner Ferienunterkunft über die Konsequenzen einer verspäteten Abreise hilft, Missverständnisse und Ärger zu vermeiden. Sei dabei immer höflich, aber bestimmt.
Letzte Worte an Dich als Vermieter
Der Abreiseprozess ist ein wesentlicher Bestandteil des Gasterlebnisses. Durch die Implementierung von kontaktlosen Lösungen, persönlichen Verabschiedungen aus dem Feriendomizil und klaren Checklisten kannst Du nicht nur die Zufriedenheit Deiner Gäste steigern, sondern auch Deinen eigenen Arbeitsaufwand für die Vermietung Deiner Unterkunft minimieren.
Völlig unbenommen, ob wir von einer Übernachtung, von einem längeren Urlaub, von der Hauptsaison oder Nebensaison reden, Du musst zumindest für Dich als Vermieter im Vorfeld den Vorgang der Abreise „klar“ haben.
Denke immer daran: Ein zufriedener Gast ist ein wiederkehrender Gast. Nutze die hier vorgestellten Tipps, um Deinen Check-out-Prozess so reibungslos und angenehm wie möglich zu gestalten.
Ferienwohnung Abreise, das Live
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